Externalisation médico-légale clé en main
rapport structuré sous 48 heures
La préparation d’un dossier médico-légal exige un investissement important en temps et en expertise, avec un impact direct sur la productivité des cabinets et professionnels du secteur.
AIBC Préjudices offre une solution d’externalisation médico-légale hautement spécialisée, garantissant des livrables conformes, structurés et immédiatement exploitables, dans des délais courts, avec une optimisation maîtrisée du temps et des coûts.
Notre approche en 3 piliers
Structuration documentaire
Tri, hiérarchisation et organisation de l’ensemble des pièces médicales et administratives selon les standards du secteur. Normalisation des intitulés, ordre logique, table des pièces exploitable.
Analyse et synthèse médico-légale
Identification et valorisation des éléments pertinents pour l’évaluation des préjudices, en cohérence avec la jurisprudence et les bonnes pratiques.
Rédaction de livrables conformes
Pré-rapports d’expertise médicale et rapports de liquidation chiffrés, prêts à être adaptés selon vos directives et présentés à vos clients.
Sécurité & confidentialité des données
Hébergement certifié en France
Vos données sont hébergées en France, au sein d’infrastructures certifiées HDS, assurant un niveau élevé de sécurité et de conformité.
Conformité RGPD & secret professionnel
Nous appliquons le RGPD et protégeons vos informations conformément aux obligations du secret professionnel et aux règles déontologiques.
Pseudonymisation automatique
Chaque traitement inclut une pseudonymisation systématique pour prévenir toute identification directe ou indirecte des personnes concernées.
Aucune réutilisation des données
Vos données ne servent jamais à entraîner des modèles et ne sont transmises à aucun tiers, sauf lorsqu’une nécessité opérationnelle l’exige strictement.
À qui s’adresse nos services ?
Avocats en droit du dommage corporel
La gestion d’un dossier de dommage corporel impose une méthodologie irréprochable, une organisation rigoureuse et un traitement précis des nombreuses pièces médicales et administratives. Pour les avocats spécialisés, le défi consiste souvent à absorber un volume important d’informations hétérogènes, à repérer les éléments utiles et à les intégrer efficacement dans une stratégie juridique. Notre solution répond à ce besoin en prenant en charge l’ensemble du travail préparatoire, depuis le tri initial jusqu’à la production d’un dossier final cohérent et immédiatement exploitable.
Nous assurons la structuration documentaire complète, le renommage normalisé des fichiers, la hiérarchisation des pièces et l’identification des éléments pertinents à intégrer dans vos écritures, pré-rapports, expertises ou réunions amiables. Cette approche vous permet d’éviter les oublis, de sécuriser vos analyses et de vous concentrer sur les aspects strictement juridiques : argumentation, stratégie, échanges avec la partie adverse ou préparation de l’audience.
Conçue pour les praticiens exigeants, notre prestation vous offre un gain de temps significatif, une visibilité accrue sur les dossiers volumineux et une qualité constante, quel que soit le niveau de complexité. Vous disposez ainsi d’un support fiable, complet et organisé, facilitant la rédaction de vos conclusions, la préparation de vos expertises et vos négociations indemnitaires. L’objectif est simple : vous permettre de travailler plus rapidement, avec une sécurité documentaire renforcée, tout en garantissant la meilleure exploitation possible des pièces médicales.
Structures professionnelles à forte volumétrie
Les structures professionnelles et cabinets confrontés à une forte volumétrie de dossiers doivent composer avec des contraintes opérationnelles particulièrement exigeantes : délais serrés, hétérogénéité des pièces reçues, variabilité des flux entrants et nécessité de garantir une qualité constante dans le traitement de chaque dossier. Dans ce contexte, l’externalisation maîtrisée de certaines étapes documentaires constitue un levier efficace pour absorber les pics d’activité tout en préservant la rigueur attendue par les équipes juridiques et médicales.
Notre solution répond précisément à ces enjeux. Nous assurons le tri, la structuration et l’organisation des pièces selon un protocole stable, reproductible et adapté aux standards du dommage corporel. Chaque dossier est préparé avec méthode afin d’offrir une présentation homogène, claire et immédiatement exploitable, permettant aux équipes internes de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. Cette approche permet également d’harmoniser les pratiques documentaires, de fluidifier les échanges entre collaborateurs et d’améliorer la coordination avec les experts, médecins conseils et avocats partenaires.
La confidentialité, la sécurité des données et la traçabilité des opérations sont intégrées à chaque étape du processus, garantissant une externalisation fiable, conforme et pérenne. Ainsi, les structures à forte volumétrie bénéficient d’un soutien opérationnel solide leur permettant de maintenir un haut niveau d’exigence, même lors des périodes de surcharge ou de complexité accrue des dossiers.
Médecins conseils et experts médicaux
Les médecins conseils et experts sont régulièrement confrontés à des dossiers volumineux, composés de documents disparates, souvent mal organisés et parfois difficilement exploitables en l’état. La préparation d’une expertise, qu’elle soit amiable, contradictoire ou judiciaire, exige pourtant une compréhension fine du parcours médical, une chronologie claire et une extraction rigoureuse des éléments pertinents. Notre solution apporte une réponse concrète à ces attentes, en vous fournissant un dossier préparé, structuré et analysé selon les exigences propres aux expertises médicales.
Nous assurons une mise en ordre logique de l’ensemble des documents : hospitalisations, examens, comptes rendus opératoires, certificats, photos, bilans, arrêts de travail, et toutes pièces complémentaires. Chaque élément est classé, renommé et replacé dans une chronologie cohérente permettant une lecture directe. Nous identifions également les points médicaux déterminants, facilitant votre évaluation du dommage corporel et votre analyse de la causalité.
Cette préparation limite la perte de temps, réduit les risques d’erreurs ou d’omissions et améliore la fluidité des réunions d’expertise. Vous recevez un dossier stabilisé, clarifié et immédiatement utilisable, adapté à vos méthodes et compatible avec vos obligations déontologiques. En vous déchargeant des tâches matérielles d’organisation, nous vous permettons de vous concentrer sur l’essentiel : l’analyse clinique, l’évaluation médico-légale et la formulation de vos conclusions.
Que prenons-nous en charge dans un dossier médico-légal ?
Nous intervenons exclusivement sur la préparation, l’organisation et la structuration documentaire d’un dossier médico-légal, afin de fournir aux avocats, médecins conseils et experts un support complet, exploitable et conforme aux attentes du secteur. Notre mission commence par le tri de l’ensemble des pièces, qu’il s’agisse de documents médicaux, administratifs, justificatifs ou correspondances. Chaque élément est vérifié, classé et replacé dans une logique chronologique ou thématique adaptée au contexte du dossier.
Nous assurons également le renommage normalisé des fichiers, la constitution d’un bordereau détaillé et la fabrication d’un dossier final cohérent, simplifiant l’analyse et la présentation du cas. Notre rôle inclut l’identification des éléments factuels pertinents, sans jamais porter d’appréciation médicale ou juridique : nous mettons en cohérence les informations, nous ne les interprétons pas.
Enfin, nous produisons un document de synthèse structurée, permettant aux professionnels d’accéder rapidement aux données essentielles, de préparer une expertise, de rédiger leurs écritures ou de conduire des échanges techniques. L’objectif est d’offrir un support clair, homogène et immédiatement opérationnel, tout en garantissant un niveau élevé de rigueur, de sécurité et de confidentialité.
Sommes-nous habilités à analyser des pièces médicales ?
Concrètement, nous intervenons sur :
– le tri et l’organisation des documents médicaux ;
– la chronologie des événements de santé ;
– l’identification des informations pertinentes à des fins strictement documentaires ;
– la clarification des doublons, incohérences apparentes ou pièces manquantes ;
– la structuration du dossier pour faciliter la lecture par le médecin conseil ou l’avocat.
Nous manipulons donc les pièces médicales, mais sans interprétation clinique, sans diagnostic, et sans appréciation du dommage corporel. Notre objectif est de permettre aux professionnels autorisés de gagner du temps, de disposer d’un dossier clair et exhaustif, et de se concentrer sur l’analyse médicale ou juridique proprement dite.
Cette distinction entre mise en cohérence documentaire et analyse médicale constitue un point central de notre conformité déontologique et opérationnelle.
Où les données sont-elles hébergées et selon quelles normes ?
L’ensemble des données que vous nous confiez est hébergé en France, sur des infrastructures certifiées HDS (Hébergement de Données de Santé), répondant aux exigences les plus élevées en matière de sécurité, de traçabilité et de conformité réglementaire. Ce choix garantit que toutes les informations – y compris les documents contenant des données sensibles ou médicales – bénéficient d’un niveau de protection adapté aux exigences du secteur médico-légal.
Les serveurs utilisés intègrent des dispositifs complets de chiffrement, de journalisation des accès, de contrôle d’identité et de segmentation réseau, assurant un cloisonnement strict des environnements. Les transferts de fichiers, l’accès à la plateforme et l’ensemble de nos échanges passent par des connexions chiffrées et sécurisées. Aucun document n’est stocké sur des serveurs situés hors de l’Union européenne.
Nos procédures internes respectent les obligations du RGPD ainsi que les principes de confidentialité attendus des professions juridiques et médicales. Nous appliquons par défaut une logique de pseudonymisation, limitant ainsi l’exposition des données nominatives tout en permettant un traitement opérationnel efficace.
Enfin, aucune donnée n’est conservée au-delà de la durée strictement nécessaire à la mission. À l’issue du traitement, les documents sont supprimés de manière sécurisée, sans réutilisation, ni archivage tiers, ni exploitation pour des finalités algorithmiques ou commerciales.
Les données sont-elles anonymisées ou pseudonymisées ?
Dans le cadre de notre activité, les données ne sont pas anonymisées, car l’anonymisation complète rendrait impossible tout traitement opérationnel du dossier médico-légal. En revanche, nous appliquons systématiquement une pseudonymisation des documents, ce qui constitue la mesure de protection la plus adaptée au traitement de données sensibles dans un contexte professionnel.
La pseudonymisation consiste à séparer les éléments permettant d’identifier directement une personne (nom, prénom, coordonnées, identifiants administratifs) du reste des informations nécessaires au traitement du dossier. Cela signifie que les collaborateurs chargés de la structuration documentaire travaillent uniquement sur les données strictement utiles, tandis que l’identité complète est cloisonnée de manière sécurisée. Ce procédé réduit considérablement l’exposition des données tout en préservant la capacité à restituer un dossier complet et cohérent pour l’avocat ou le médecin conseil.
Ce choix est conforme aux bonnes pratiques du RGPD, notamment en matière de minimisation des données, de limitation des accès et de sécurisation des traitements. Nous ne procédons à aucune diffusion, aucun croisement et aucune réutilisation des informations en dehors de la mission confiée. Une fois le dossier finalisé, les données pseudonymisées comme les données identifiantes sont supprimées de manière sécurisée, sans archivage ni exploitation secondaire.
Quel est le délai moyen de traitement d’un dossier ?
Le délai moyen de traitement d’un dossier dépend principalement de sa volumétrie, de la nature des pièces médicales et administratives transmises et de l’objectif fixé (préparation d’une expertise, rédaction d’écritures, réunion amiable, analyse technique, etc.). En règle générale, nous proposons un délai standard de 48 heures ouvrées, qui permet de garantir un traitement rigoureux, une structuration homogène et une restitution conforme aux exigences du secteur médico-légal.
Pour les dossiers plus volumineux ou présentant des complexités particulières – pièces multiples, duplications, documents illisibles, envoi fragmenté – un délai adapté est défini dès la prise en charge, afin de conserver un haut niveau de qualité. À l’inverse, pour les situations nécessitant un traitement urgent, notamment en vue d’une expertise judiciaire ou d’une échéance procédurale rapprochée, nous disposons d’un protocole de traitement accéléré, permettant une intervention prioritaire dans un délai court, sous réserve de disponibilité opérationnelle.
Notre approche vise à offrir un équilibre entre rapidité et précision : chaque dossier est traité selon un process stable, contrôlé et reproductible, garantissant la cohérence du contenu final. Vous disposez ainsi d’un dossier clair, organisé et directement exploitable, sans compromis sur la qualité, même en cas de forte charge ou de contraintes temporelles serrées.
Comment garantissons-nous la qualité et l’homogénéité des dossiers produits ?
Chaque dossier est traité selon un processus standardisé, incluant :
– le tri exhaustif de toutes les pièces reçues ;
– la vérification de leur lisibilité, cohérence et pertinence ;
– le renommage normalisé pour garantir une lecture intuitive ;
– la structuration chronologique ou thématique selon la nature du litige ;
– la production d’un bordereau complet facilitant la navigation.
Lors de la mise en cohérence documentaire, nous mettons en évidence les éléments factuels essentiels du dossier : âge de la victime, antécédents documentés, dates clés, périodes d’hospitalisation, traitements, temps d’arrêt, interventions, consolidations mentionnées, éléments utiles à l’appréciation du DFP (Déficit Fonctionnel Permanent) ou du DFT (temporaire), données médico-sociales, et toute information susceptible d’aider le médecin ou l’avocat sans jamais interpréter le contenu médical.
Un double contrôle interne est systématiquement réalisé :
– contrôle technique (structure, classement, complétude) ;
– contrôle documentaire (cohérence, absence de doublons, clarté).
Ce protocole garantit une homogénéité parfaite entre les dossiers, une qualité constante même en période de forte activité, et un rendu final conforme aux attentes des experts et praticiens du dommage corporel.
Un cabinet peut-il externaliser des dossiers en grand nombre ?
Oui. Notre organisation est spécifiquement conçue pour permettre aux cabinets ayant une forte volumétrie de dossiers d’externaliser tout ou partie du traitement documentaire, qu’il s’agisse d’un flux ponctuel lié à un pic d’activité ou d’un besoin structurel récurrent.
Nous avons mis en place un protocole d’intégration dédié aux volumes importants, permettant d’absorber la charge tout en préservant une qualité constante. Les dossiers sont traités selon une méthode stable et standardisée : tri, renommage homogène, structuration chronologique ou thématique, bordereaux systématiques et préparation d’une synthèse cohérente. Chaque dossier suit le même circuit interne, garantissant un rendu uniforme, quel que soit le nombre de pièces reçues.
Pour les cabinets soumis à une activité soutenue – expertises rapprochées, échéances procédurales successives, multiplication des sinistres complexes – nous proposons également une gestion par lots, permettant de traiter plusieurs dossiers simultanément, avec un suivi dédié et une planification adaptée aux priorités fixées par le cabinet.
Notre infrastructure sécurisée (hébergement HDS, pseudonymisation systématique, traçabilité des accès) permet de gérer des volumes importants sans compromettre la confidentialité ni la conformité réglementaire. Cette capacité à absorber et à lisser la charge opérationnelle constitue un soutien stratégique pour les structures professionnelles souhaitant stabiliser leurs processus internes tout en maintenant un niveau élevé d’exigence.
Intervenons-nous auprès des victimes directement ?
Nous n’échangeons donc pas avec les victimes, leurs proches, ni aucun tiers non habilité. Toutes les informations que nous traitons proviennent exclusivement des professionnels responsables du dossier et dans le cadre strict de la mission qui nous est confiée. L’ensemble de nos process – réception des pièces, pseudonymisation, structuration documentaire, restitution – a été conçu pour fonctionner sans aucun contact direct avec les personnes concernées.
Cette absence d’intervention auprès des victimes garantit :
– le respect du secret professionnel des avocats et médecins ;
– la maîtrise complète du protocole documentaire par le professionnel en charge ;
– l’absence de confusion entre préparation documentaire et analyse juridique ou médicale ;
– une sécurité renforcée dans la manipulation des données sensibles.
Notre rôle est donc strictement limité à l’appui opérationnel des professionnels, jamais à la relation avec les victimes elles-mêmes.
Fournissons-nous un avis médical ou juridique ?
Concrètement, nous intervenons uniquement sur :
– le tri des documents transmis ;
– la structuration chronologique ou thématique ;
– l’extraction factuelle d’informations présentes dans les pièces ;
– la standardisation documentaire ;
– la préparation d’un support clair pour faciliter l’analyse du professionnel.
Nous ne portons aucune appréciation sur le taux d’IPP/DFP, la causalité, les imputabilités, les incapacités, les préjudices invoqués ou tout autre élément nécessitant un raisonnement médical ou juridique. Nous ne rédigeons ni conclusions, ni rapports d’expertise, ni notes médico-légales engageant une quelconque responsabilité professionnelle.
Cette distinction est essentielle : nous apportons un soutien opérationnel, jamais un avis. Notre travail permet aux avocats et médecins de disposer d’un dossier complet, clair et parfaitement préparé, afin de réaliser eux-mêmes l’analyse médicale ou juridique qui leur incombe en vertu de leurs compétences et de leurs obligations déontologiques.
Les documents produits sont-ils compatibles avec les expertises judiciaires ?
Concrètement, nous préparons un dossier permettant :
– une lecture chronologique fluide du parcours médical ;
– une compréhension rapide des étapes clés : accident, hospitalisations, soins, rééducation, consolidation, périodes d’arrêt ;
– une visualisation nette des pièces essentielles (observations médicales, imageries, comptes rendus opératoires, certificats) ;
– une absence de doublons, incohérences ou documents mal classés ;
– un bordereau précis facilitant la consultation par l’expert.
Nos synthèses, pré-rapports et rapports structurés ne contiennent aucun avis médical ni juridique, mais mettent en cohérence les faits, les dates, les éléments documentés et les informations déjà présentes dans le dossier. Cela permet à l’expert d’accéder rapidement à l’information tout en conservant son entière liberté d’appréciation médico-légale.
Cette approche contribue à fluidifier la préparation des réunions d’expertise, à réduire le temps d’analyse préalable et à garantir une présentation documentaire conforme aux standards attendus en juridiction. Le professionnel (avocat ou médecin) reste naturellement le seul responsable du contenu engageant présenté à l’expertise.
Votre service concerne-t-il uniquement les avocats spécialistes en dommage corporel (titulaires du certificat de spécialisation délivré par le CNB) ?
Nous intervenons exclusivement sur la préparation documentaire : organisation des pièces, structuration chronologique ou thématique, cohérence factuelle, production de bordereaux et synthèses techniques non interprétatives.
Nous ne formulons aucune analyse juridique, aucun avis engageant, et aucune appréciation médicale, conformément au périmètre strict de notre mission. Cela garantit le respect intégral des compétences respectives et de la déontologie applicable aux avocats, qu’ils soient spécialistes certifiés ou praticiens expérimentés.
Pour les avocats qui interviennent régulièrement en dommage corporel, notre intervention constitue un soutien opérationnel permettant de disposer d’un dossier clair, ordonné et immédiatement exploitable.
Pour les avocats spécialistes titulaires du certificat du CNB, notre travail peut s’intégrer dans une approche collaborative, notamment lors de la gestion de dossiers à forte volumétrie ou présentant une complexité particulière.
Lorsque le dossier l’exige, ou à la demande du professionnel, nous recommandons de solliciter une relecture ou un accompagnement par un avocat spécialiste titulaire du certificat de spécialisation du CNB, dans le strict respect des règles professionnelles.